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關于印發《直屬(儲備)庫設施建設維修及貨物采購內部控制制度(試行)》的通知
發布時間:2019-12-26 | 閱讀:668 次

閩糧儲備〔2019305

 

福建省儲備糧管理有限公司關于印發《直屬

(儲備)庫設施建設維修及貨物采購

內部控制制度(試行)》的通知

 

各直屬(儲備)庫:

現將《直屬(儲備)庫設施建設維修及貨物采購內部控制制度(試行)》印發給你們,請認真遵照執行。

 

 

                           福建省儲備糧管理有限公司

                              2019年1224

 


福建省儲備糧管理有限公司直屬(儲備)庫

設施建設維修及貨物采購內部控制制度

(試行)

 

第一章   總則

 

第一條 為了加強直屬(儲備)庫對設施建設維修及貨物采購管理的內部控制,規范設施建設維修及貨物采購管理程序,防范項目管理中的差錯與舞弊,確保資金使用合理和相關人員廉潔自律,根據《招投標法》、《中華人民共和國會計法》、《福建省糧食局關于印發〈未達到公開招投標法定標準項目招投標管理的暫行辦法〉和〈加強對重大項目實施監督的暫行辦法〉的通知》(閩糧監〔2010〕166號)等相關法律法規和內部規定,結合公司系統實際情況,在省儲備糧管理有限公司《關于印發<直屬(儲備)庫設施建設維修及貨物采購管理暫行辦法>的通知》(閩糧儲備〔2017〕208號)基礎上制定本制度。

第二條 本制度所稱設施建設維修項目,是指公司批復建設或公司下撥費用建設的倉房、辦公樓、員工宿舍、道路、附屬設施、電力線路、消防設施、環境綠化以及糧庫智能化升級改造等;貨物采購項目,是指公司批復建設或公司下撥費用采購的倉儲機械設備、化驗設備器材、大宗保管器材、熏蒸藥劑及其他能形成固定資產的項目。

第三條  設施建設維修及貨物采購項目至少應包括以下關鍵領域和重點環節的內部控制:

1、項目的申請、市場調研、詢價、比價等。

2、庫務會、“三重一大”會議集體研究決定。

3、項目的招投標管理(包括招標方式、評標方法、采購方式等的確定)。

4、維修或采購公示必要性、可行性(事前公示)、投標備選單位報價情況及中標單位公示(事中公示)、竣工驗收或貨物驗收公示(事后公示)。

5、施工合同、采購合同、廉潔自律承諾書、安全生產責任書等相關合同、保證書的簽訂。

6、項目“四保一控”(即保質量、保安全、保廉政、保進度和控制工程概算不突破)和貨物采購的訂購與催收。

7、現場簽證和工程變更。

8、工程款(貨款)的審核和支付。

9、項目或貨物的驗收和移交。

10、竣工決算和審計。

11、項目檔案的歸檔。

第四條  項目的組織實施

各直屬(儲備)庫應成立設施建設維修及貨物采購領導小組,領導小組人員由3人以上奇數組成,成員從直屬(儲備)庫主任(含副主任)、辦公室負責人、財務科負責人、倉儲科負責人、支部黨員員工代表等相關人員中選定。領導小組應根據自身崗位做好分工,制定相應職責,并在庫內公示,接受監督。直屬(儲備)庫負責人(包括主任、主持工作的副主任等)為領導小組組長,對本庫設施建設維修及貨物采購項目負總責,相關項目負責人和領導小組其他成員對該項目負直接責任。

第五條  不相容崗位相互分離

不相容崗位應相互分離(不得由同一個人或同一個部門辦理一項業務的全過程),至少應包含以下幾項:(1)項目建議、可行性研究與項目決策;(2)請購與審批;(3)詢價與確定供應商;(4)采購合同的談判與審批;(5)項目決策與項目實施;(6)采購、驗收與相關會計記錄;(7)付款的申請、審批與執行。

 

第二章   職責分工

 

第六條  領導小組組長(項目總負責人)職責

嚴格按照《關于印發<直屬(儲備)庫設施建設維修及貨物采購管理暫行辦法>的通知》(閩糧儲備〔2017208號)等文件規定的職責范圍,對本庫設施建設維修及貨物采購項目負總責,至少包括生產安全、廉潔自律、工程或貨物質量、預算和項目進度等。領導和協調相關科室具體實施,并對本庫設施維修和貨物采購管理內部控制制度的建立健全和有效實施負責。

第七條  財務科的主要職責

        1、負責項目資金的安排。

        2、參與合同條款討論和擬定。

3、參與工程項目竣工驗收或到貨驗收。

4、負責對有關的原始單據和報銷憑證進行財務審核(包括發票日期、項目和金額等),及時做好發票等有關憑證的催收。會計人員應當對合同約定的價款支付方式、有關部門提交的價款支付申請及憑證、審批人的批準意見等進行審查和復核。復核無誤后,方可辦理價款支付手續。

會計人員在辦理價款支付業務過程中發現擬支付的價款與合同約定的價款支付方式及金額不符,或與工程實際完工進度不符等異常情況,應當及時報告。

5、負責對項目預算、決算的審核,編制項目竣工財務決算并按規定報送審計。

6、負責做好固定資產分類登記。

第八條  辦公室的主要職責

        1、接收并審核投標單位的投標、報價等材料,對參與投標的單位的營業執照登記內容、股東關系、有關資質材料進行認真審核,防止圍標、串標、陪標等情形。

        2、針對項目召開的庫務會、“三重一大”會議進行規范

記錄,經集體討論研究的議標結果要形成會議紀要,會議紀要需由所有參加議標人員簽名確認。

        3、根據研究確定的招標方式組織投標,按規定程序組織現場開標等,并做好現場錄像和記錄。

        4、按規范在庫內進行事前、事中、事后公示。

5、進行施工合同、采購合同、《安全生產責任書》、《廉潔自律承諾書》等條款的擬訂,并提交領導小組組長審簽。

6、參與工程項目竣工驗收、結算審核,以及貨物采購的

驗收和移交等。

7、項目檔案的歸檔和保管。檔案資料主要包括項目的請示及批復文件、工程項目預算及預算審核報告、會議記錄、招標邀標或詢價比價材料、事前事中事后公示材料、施工或采購合同、安全生產責任書、廉潔自律責任書、驗收報告、工程結算審核報告、發票復印件等。

第九條  倉儲科的主要職責

1、對準備實施的設施建設維修及貨物采購項目進行市場調研,包括招投標代理單位、設計單位、造價咨詢單位、監理單位、施工單位、貨物供應商的資質、信譽、服務等方面,以及擬采購貨物的質量、性能、市場行情等綜合因素開展充分的、系統的市場調查,形成評價意見供上會研究(主要是倉儲設施和與倉儲有關的設備或貨物采購,其他設施維修或貨物采購則由辦公室進行市場調研等工作,倉儲科對投標單位投標、報價相關材料進行審核,兩個科室角色互換)。

2、會同領導小組其他成員對工程施工過程進行現場監督(至少2人),特別要對關鍵工序、關鍵部位、隱蔽工程和防水、隔熱、密閉等重點環節施工進行旁站管理;對隱蔽工程進行簽證、監督和驗收,對施工方提出的工程變更內容進行初審,并報庫領導小組研究。

        3、對施工方提出的項目變更和工程進度款撥付申請進行初審。

4、負責工程竣工驗收和工程結算的初審,對設施建設維修和貨物采購進行驗收和移交,并做好入庫登記、保管、領用等手續(登記、保管和領用要由不同人員負責)。

 

第三章  實施過程的內部控制

 

第十條  申請審批

項目的申請審批應嚴格按照《關于印發<直屬(儲備)庫設施建設維修及貨物采購管理暫行辦法>的通知》等相關規定的審批權限和程序報批實施。

第十一條  招投標(含邀標、詢價、比選等)管理

嚴格按照《關于印發<直屬(儲備)庫設施建設維修及貨物采購管理暫行辦法>的通知》規定的項目金額標準確定招投標方式進行,由領導小組召開庫務會、“三重一大”會議集體研究決定。

1、委托招標。應做到以下幾點:(1)采取比選等方式選取招標代理單位。(2)強化對招標代理單位資信審核和監督。可通過住建部門網站市場監管與誠信一體化平臺審核招標代理單位的資信記錄,加強招標評標過程的監督。在合同中約定違規違約經濟處罰和終止委托等條款,一旦發現招標代理單位有暗箱操作等違法違規行為可立即終止委托,保留向有關部門通報的權利,并在公司系統內信息共享,有效防控招標代理單位的廉政風險。(3)招標內容審核:包括確定招投標的具體方式、邀請投標單位入圍的方式和評標辦法等。

2、自行招標(邀標、詢價、比選等)。應做到以下幾點:(1)根據投標單位報送的資料(營業執照、相關資質材料、投標報價材料等)確定投標入圍單位;(2)對招標主要事項進行審核,如招標項目的技術要求、投標報價的要求、投標企業資格審查標準、評標標準和方式、擬訂合同主要條款等;(3)根據評標小組(由設施建設維修和貨物采購領導小組成員組成)的評審結果確定中標人。領導小組應當從投標單位的施工資質、業績、技術力量、管理水平、信用等級和關聯關系等方面進行審核,必要時對開標過程做好圖像記錄,保證招投標的公開、公平、公正,避免被圍標、串標。

第十二條  公示

項目實施要進行事前、事中、事后公示,領導小組應真實無誤將有關情況在庫內張貼公示,接受群眾監督,正常公示時間為35個工作日。事前公示主要針對相關科室提請的設施建設維修或貨物采購必要性、可行性進行庫內公示,公示時間在相關科室提出申請之后,組織領導小組會議、“三重一大”會議之前;事中公示主要對投標單位的資質情況、報價情況、中標評選結果以及施工過程工程變更等進行公示,公示期過后方可進入合同簽訂、工程施工和貨物進場等程序;事后公示主要針對竣工驗收、到貨驗收移交、決算審核等事項進行,公示期過后方可支付合同尾款(工程質保金除外)等。

第十三條  合同管理

中標公示結束無異議后,可簽訂《施工合同》或《采購合同》等。合同原則上由承辦部門(辦公室)起草,國家或行業有示范合同文本的,可以優先選用,但對涉及權利義務關系的條款應當加以審核修改;重大合同或特殊合同可以由法律顧問或聘請外部專家起草;如由對方起草合同,主要承辦部門(辦公室)應當認真審查并提出意見。合同管理部門(辦公室)應對合同整體進行審核,重點關注以下事項:

(1)合法性:包括主體合法、內容合法和形式合法。主體合法是指簽約各方具有簽約的權利能力和行為能力;內容合法是指簽約各方意思表示真實、有效,無悖法律、法規、政策,無顯失公平的內容。(2)嚴密性:條款齊備、完整;文字表述準確;權利、義務具體明確;手續完備;附加條件適當、合法。(3)可行性:資信可靠,有履約能力;擔保方式切實、可靠。(4)程序性:符合合同訂立的一般程序;相關合同審核部門審核意見齊全。合同應當由法定代表人簽章或者授權委托他人代理簽章。授權代理簽章的,法定代表人應當簽署授權委托書。具有民事行為能力的代理人應當在授權委托的范圍內簽訂合同,不得轉委托。同時加蓋單位公章或合同專用章,并在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記等方法對合同文書加以控制,防止對方當事人任意增減、修改合同條款和內容。

在工程項目建設過程中由于各種原因引起的設計變更、合同變更或設計漏項,包括工程量調整、工程項目的調整、進度計劃調整、施工條件變更等,可根據具體情況確定是否應辦理工程變更手續和施工現場簽證手續。工程變更的理由和工程變更的概況、工程量清單,工程變更的費用估算等,應作為進行工程變更決策的依據和簽訂補充協議的基礎。根據施工現場實際情況,對需要變更的內容進行必要的論證,編制變更工程量清單和費用估算,并按決策程序報經批準后,簽訂補充協議。

第十四條  簽訂安全生產責任書、廉潔自律責任書

工程項目施工合同或貨物采購合同簽訂后,工程項目開工(向施工單位下達《工程開工通知書》)前,必須與承建單位簽訂《安全生產責任書》、《廉潔自律責任書》等。

第十五條  工程施工管理與“四保一控”

設施建設維修項目開工前,承建單位應向項目領導小組報備有關施工和管理人員以及進場機械材料等書面材料,項目領導小組應實時跟蹤施工過程,落實“四保一控”工作。對于建設維修費用較低、專業性不強,施工過程沒有請監理進行工程監督管理的工程項目,領導小組必要時(特別是隱蔽工程部分)要進行拍照或錄像,作為施工過程檔案材料。

第十六條  現場簽證

在項目建設過程中,施工現場發生的合同以外的工程費用以及隱蔽工程均應辦理施工現場簽證,簽證材料必須有施工單位、監理單位、項目領導小組相關人員(兩人或兩人以上)、項目領導小組負責人等簽字。

1、施工現場簽證單要求采用通用格式,書寫規整,文字敘述明確,不得進行涂改。施工現場簽證要求即時發生及時辦理,十五日內為有效辦理時間,過期不補。

2、施工現場簽證的一般程序如下:

1)申請。由施工單位現場代表填寫工作聯系單;

2)核查。由施工單位、負責施工現場人員(兩人以上)、監理單位共同實測工程量(現場照片圖片作為附件材料),并由負責施工現場人員簽字認證。

3)審核。項目實施小組成員對施工現場簽證的工程量和單價進行審核確認。如有疑義,應退回重新辦理。審核無誤后簽字確認。

第十七條  工程變更管理

1、工程變更的費用估算應以合同中規定的費率及價格為基礎進行估計。如合同清單中沒有與變更項目相同或類似的項目,應以定額或政府信息價規定的單價為主要依據。如定額或政府信息價中未明確單價的項目,應由直屬(儲備)庫項目負責人負責詢價,并與施工單位協商定價。

2、工程變更金額超過公司審批金額10%的,應向公司申請,公司審批后方可實施。

3、工程變更的一般程序如下:

1)申請。由負責施工現場人員填寫工程變更單。(2)審查。由領導小組對工程變更申請進行審核并形成會議紀要。(3)審批。由領導小組負責人根據會審情況,對工程變更進行審批。(4)協議。與施工單位簽訂補充協議,作為調整進度款撥付的依據。

第十八條  工程竣工與貨物到貨驗收決算

1、工程竣工或貨物到庫后,直屬(儲備)庫要認真組織驗收,對合同中有特殊要求的材料,由有資質的檢測部門出具檢驗報告或委托專業人員參與竣工驗收,驗收后要整理相關資料存檔。

2、承建單位報送的工程結算書,領導小組組織委托具有承辦建設項目審計資質的造價咨詢評審機構辦理結算審核,并出具正式的竣工結算審計報告。項目結算金額較小專業技術性不強不需要委托第三方結算審核和驗收的,項目領導小組應組織施工現場管理人員、財務科等根據合同約定、施工過程有關簽證和實際驗收情況進行審核(核增或核減),確認最終工程結算價款和貨物金額。

3、工程項目竣工驗收后,領導小組及財務科應認真核對工程預付款和進度款,并依據竣工決算審計意見進行賬務處理。

4、施工合同應明確承建單位移交工程檔案的時間及違約的處理。工程項目竣工驗收后,辦公室應負責工程項目建設檔案的歸檔,并通知承建單位移交相關工程檔案,如承建單位不能及時移交檔案,辦公室應通知財務部不得支付工程項目尾款。

第十九條  工程價款與貨物貨款支付

工程價款的支付包括預付備料款或預付工程款的支付、工程進度款的支付、工程尾款以及工程質保金的支付;貨物貨款支付包括預付款和結算款的支付。支付程序如下:

(1)申請。承建商或供應商依據合同約定,提出付款申請并附正式發票及相關付款依據。其中相關付款依據至少有:①申請工程進度款時,應附經審核的已完工程量報表。②申請結算款工程尾款時,應附工程竣工結算報告或工程竣工決算審計(審核)報告或貨物的計量報告和驗收證明。

2)審核。項目領導小組項目現場負責人對承建企業報送的付款申請及相關付款依據進行審核,主要是對已完工程量進行核實,并對照合同條款,確認付款申請是否滿足合同條款是否已達到合同確認的付款條件。有委托監理單位的,應首先由監理單位審核。

3)復核。財務科對經項目現場負責人審核移送的付款申請及相關付款依據進行復核,主要是對照施工合同及補充協議的主要條款確定支付的金額、比例、支付方式是否正確。

4)款項審批。由領導小組負責人組長進行審批。

5)付款。出納按照審批意見財務科按照本單位財務

報銷規定辦理付款。

工程價款支付的額度:(1)工程進度款以合同或協議約定,但累計支付的進度款(含預付款)不得超過合同總價的80%。(2)工程決算款的支付。完成工程款竣工驗收,辦理竣工結算審核,并提供工程全額發票后,在預留合同約定的質量保證金的基礎上支付工程款尾款。(3)質保金的支付,按照有關規定,結合實際情況預留質保金,待工程項目保修期(工程缺陷責任期)滿后支付。

上述提及的工程價款包括因工程變更導致合同價款的增減。

 

第四章   監督與檢查

 

第二十條  省公司相關部室定期或不定期對各直屬(儲備)庫執行本制度的情況進行監督檢查。

第二十一條  監督檢查的內容主要包括:

1、工程項目立項和審批情況。重點檢查工程項目的立項是否按規定程序報批。

2、工程招投標管理的執行情況。重點檢查招投標管理重大事項是否經集體研究,是否公開透明,是否有按規定公示,是否存在舞弊現象和圍標串標嫌疑。

3、施工合同簽訂和履約情況;安全生產責任書、廉潔自律責任書、廉潔自律承諾書等履行情況。

4、工程施工過程管理情況、工程質量情況。

5、工程造價控制制度的執行情況。重點檢查工程造價的事前、事中、事后控制是否及時到位。

6、工程價款的支付情況。重點檢查工程款、材料設備款及其他費用的支付是否符合相關法規、制度和合同的要求。

7、竣工決算制度的執行情況。重點檢查是否按規定辦理竣工決算、實施決算審計。

8、對監督檢查過程中發現的工程項目內部控制和風險防控中的問題和薄弱環節,應及時采取措施糾正。

9、重點檢查工程項目的立項審批、招投標管理、施工合同管理、工程造價控制、工程價款支付控制是否附合相關規定。

10、工程項目是否存在轉包、掛靠等情形,中標單位現場管理人員到位情況。

 

第五章   附則

 

第二十二條  本制度如與國家法律法規和規范性文件發生沖突,以國家法律法規和規范性文件為準。

第二十三條  本制度解釋權屬福建省儲備糧管理有限公司,自發布之日起實行。

版權所有:福建省儲備糧管理有限公司
地址:福州市鼓樓區鼓屏路60號 | 電話:0591-87670156 | E-MAIL:fjcbls@163.com
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